Авторизация
 
  • 07:27 – Хороший парень: смотреть 1 серию онлайн (эфир от 27.03.2017) 
  • 07:27 – Тайный агент: смотреть 6 выпуск онлайн (эфир от 27.03.2017) 
  • 07:27 – Тайный агент. Пост-шоу: смотреть 6 выпуск онлайн (эфир от 27.03.2017) 
  • 07:27 – Арсений Яценюк назвал "бредом" свой арест в России 

Особенности перевода документооборота в электронный формат

172.68.65.54

Особенности перевода документооборота в электронный формат Основными ресурсами любой организации или предприятия, что обеспечивают информационное подспорье в принятии разных решений на любом уровне и сопровождают разнообразные бизнес-процессы, являются документы. Таким образом, они должны находиться в полном порядке и по ним должна вестись строгая отчетность.
Сегодня постепенно многие компании и организации стараются уходить от бумажного вида документации и переводить все в электронный формат. А для этого необходимо выполнить несколько хоть и простых, но трудоемких и отнимающих время действий. И первое, с чего стоит начать – это сканирование документов.
Сканирование документов– это один из самых важных и главных этапов в процессе перевода документооборота в электронный вид. Благодаря этому этапу ваши бумажные договора приобретают электронный образ, а впоследствии они становятся основными элементами архива.
Предоставить заниматься данной работой стоит все же специалистам, поскольку, как было сказано выше, она достаточно трудоемкая и требует затрата времени, к тому же имеет некоторые нюансы.
Во-первых, необходима предварительная подготовка документации (расшивка или сшивка, сортирование по форматам и т.д.). Во-вторых, для каждой бумаги нужно подобрать режим сканирования. В-третьих, отсканированные экземпляры должны быть индексированы в учетные программы. Ну и, в-четвертых, должно быть в наличии соответствующее оборудование для проведения процесса сканирования.
Ввод данных– это также один из основных этапов при переходе на электронный формат. Данный процесс не только энерго- и трудозатратный, но еще и достаточно длительный. В основном он является вторым шагом после сканирования документации и представляет собой внесение атрибутов в карту поиска.
Сегодня, к сожалению, не существует уникальной программы сканирования, что полностью бы распознавала текст, поэтому некоторые данные приходится либо вводить вручную, или исправлять неправильно распознанную информацию. Именно для этого и необходим процесс ввода данных.
Все материалы после прохождения сканирования и ввода данных попадают в определенную информационную систему, что к тому же защищена и конфиденциальна. Способ их хранения определяет заказчик услуг. Это может быть какая-либо программа электронного архива или документооборота. Каждая из них предусматривает широкие возможности в этом плане.


КОММЕНТАРИИ:

  • Читаемое
  • Сегодня
  • Комментируют
На правах рекламы
Мы в соцсетях
  • Twitter